Gute Planung ist alles : Agrarjobbörse

Damit Betrieb und Mitarbeiter möglichst unbeschadet durch die Krisenzeit kommen

© HaiYen Trinh

Pandemieplanung - Eine besondere Form der Notfallplanung

Ein Pandemieplan ist in der Landwirtschaft von besonderer Bedeutung. Er hilft, geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen, die Gesunderhaltung der Mitarbeiter zu sichern und die Funktionstüchtigkeit des Unternehmens zu erhalten. Somit kann einem Produktionsstillstand entgegengewirkt werden, Entlassungen von Mitarbeitern minimiert bzw. verhindert und Versorgungsengpässe der Bevölkerung vermieden werden.

Ein Pandemieplan gliedert sich in 3 Abschnitte:

1. Planungsphase: Vorbereitung auf den Pandemiefall
2. Umsetzungsphase: Pandemiefall tritt ein
3. Rückführungsphase: Nach der Pandemie Rückkehr zum normalen Betriebsablauf; Kritische Bewertung der Maßnahmen

Phase 1: Betriebliche und personelle Planung
Pandemieplanung ist zwar Chefsache aber auch Sie brauchen Unterstützung! Beziehen Sie in Ihre Planung Ihre Fachabteilungen ein. Bilden Sie eine Arbeitsgruppe aus Produktions-/ Personalleitung, Einkauf, Vertrieb, IT-Bereich und der Technik (Gebäude und Maschinen). Binden Sie die betriebliche Interessenvertretung ein.

Listen Sie Kernprozesse des Unternehmens auf, die nicht unterbrochen werden dürfen und solche Bereiche, die vorübergehend eingestellt werden können.
Ermitteln Sie, welche Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und Kunden bestehen. Erfassen Sie notwendige Liefer- und Versorgungsleistungen (Wasser, Strom, Gas, Rohstoffe, Hilfsstoffe) für den Betrieb.
Prüfen Sie, welche Fremdfirmen/ externe Dienstleister (Wartung, Reinigung/Stalldesinfektion, Entstörung, Tierarzt, Hufschmied, Milchfahrer) für den Betriebsablauf unentbehrlich sind. Stellen für diese Externen Zutrittsregelungen auf.
Planen Sie die Vorsorge für Kraftstoffe (Fuhrpark, Notstromaggregate), Persönliche Schutzausrüstung (Schutzhandschuhe/-brillen, Atemschutz, Schutzanzüge), Reinigungs- und Desinfektionsmittel, Einmalhandtücher/Handtuchrollen.
Stellen Sie den Objektschutz für stillgelegte Produktionsstätten (Gebäude/Hallen/Ställe) sicher.
Legen Sie die personelle Mindestbesetzung (Schlüsselpersonal) fest. Berücksichtigen Sie, dass ehrenamtliche Helfer im Katastrophenschutz oder der Notfallhilfe für Dienste verpflichtet werden könnten und dann nicht mehr zur Verfügung stehen. Erarbeiten Sie Vertretungsregelungen und besprechen diese mit Ihren Mitarbeitern. Welcher Mitarbeiter kann wessen Aufgaben vorübergehend übernehmen. Wer hat z. B. die benötigten Führerscheine, kann die gleichen Maschinen oder Software bedienen. Sichern Sie sich Personalreserven (Urlaub, Überstunden) die für erkrankte Kollegen einspringen können.
Ermitteln Sie, welche Aufgaben Mitarbeiter von zu Hause erledigen können. Schaffen Sie entsprechende Voraussetzungen (Homeoffice, Hardware, Software, VPN-Verbindung o.ä.).
Informationen und Regelungen nach Mutterschutzgesetz zu Gefährdungen für Schwangere und stillende Mütter gibt das Informationsblatt Mutterschutz und Corona Stand 01/2021 auf der Homepage der Gewerbeaufsicht Niedersachsen.
Sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Teams keinen direkten Kontakt (auch nicht nach Feierabend) untereinander haben.
Legen Sie weiterhin fest, wie verfahren wird, wenn während der Arbeit Beschäftigte Krankheitssymptome bekommen.
Bauen Sie Kontakte zu Behörden, Einrichtungen, Institutionen, Verbänden und Kollegen gleicher Branchen auf.
Legen Sie Regeln zur Informationsweitergabe im Unternehmen fest. Wer informiert wen und wie (Telefon, E-Mail, Social Media, Aushang).
Informieren und motivieren Sie die Mitarbeiter regelmäßig. Stellen Sie Verhaltensregeln im Betrieb auf. Schulen Sie die Mitarbeiter zu erforderlichen Hygienemaßnahmen, Abstands-/ Verhaltensregelungen, Kontaktverboten und dokumentieren die Schulungen.
Organisieren Sie ggf. die jährliche Grippeschutzimpfung z. B. über den Betriebsarzt.
Treffen Sie Vorsorgemaßnahmen für Ihre Mitarbeiter im Ausland (Auslandsvertretungen kontaktieren, Rückholung organisieren).

Phase 2: Umsetzung der Maßnahmen im Pandemiefall

Aktivieren Sie Ihren Krisenplan und halten den Minimalbetrieb aufrecht. Passen Sie Kommunikation und Produktion an, reduzieren Sie die persönlichen Kontakte, untersagen den Besucherverkehr und sichern die Informationstechnologie (Server-Backup).
Passen Sie Ihren Personalbedarf der Situation an und stellen deren Versorgung sicher. Halten Sie die Verhaltensregeln und Hygienemaßnahmen im täglichen Umgang ein und informieren Sie Ihre Mitarbeiter.
Holen Sie regelmäßig Informationen von Fachbehörden zum aktuellen Stand der Pandemie sowie zu behördlichen Entscheidungen ein.

Phase 3: Zurück zum Alltag

Bringen Sie die Betriebsfunktionen wieder in den Normalzustand und lösen kurzfristige Zusammenschlüsse mit „Ersatzfirmen“.
Informieren Sie Kunden, Lieferanten und die Mitarbeiter über die Beendigung der Ausnahmesituation.
Bewerten Sie die betriebswirtschaftlichen Folgen für den Betrieb und sichern Sie Unterlagen/Nachweise für eventuelle Ausgleichsforderungen/Ersatzansprüche.
Analysieren und bewerten Sie während der Pandemie festgestellte Mängel und beseitigen diese in Ihrem Pandemieplan.
Denken Sie auch daran, Ihre Gefährdungsbeurteilung entsprechend zu ergänzen. Die SVLFG bietet eine Gefährdungsbeurteilung zum Coronavirus für die Bereiche Landwirtschaft, Gartenbau und Forsten zum Download an.